BOOX CLOUD

MANUAL DE PROCESOS

MÓDULO DE COMPRAS

INDICE

PROCESOS: 3

1. RECEPCIÓN PROVEEDOR: 3

Formas de realizar la recepción 4

2. FACTURA PROVEEDOR: 5

3. RETENCIÓN PROVEEDOR: 10

REPORTES: 13

4. FACTURACIÓN RESUMIDO: 13

Buenas prácticas recomendadas 14

MANUAL MÓDULO COMPRA BOOX CLOUD

El Módulo de Compras de BOOX CLOUD permite gestionar de forma integral el proceso de adquisición de bienes y servicios, generando automáticamente las cuentas por pagar, que posteriormente impactarán al módulo de Tesorería y Contabilidad.

PROCESOS:

Ruta: (compras/procesos)

RECEPCIÓN PROVEEDOR:

(compras/procesos/facturaProveedor)

Este proceso permite registrar la recepción física de productos o servicios adquiridos, asegurando que cumplan con las especificaciones solicitadas al proveedor.

Objetivo

Garantizar el correcto ingreso de mercadería al inventario y validar que la información coincida con lo solicitado.

Fases del proceso

• Verificación de mercadería recibida
• Pesaje (si aplica)
• Etiquetado
• Control de calidad
• Ingreso a bodega
• Comunicación con el área de compras

Formas de realizar la recepción

Existen dos maneras de recibir productos:

1. Recepción Proveedor.

Se registra manualmente el ingreso de productos al inventario.

1. Desde una Factura de Compra.

Cuando la factura ya ha sido ingresada:

1. Ingresar a la pantalla de Factura Proveedor.
2. Hacer clic en el botón “Recibir”.
3. El sistema generará automáticamente la recepción con los detalles cargados.
4. Confirmar las cantidades recibidas.
5. Guardar el proceso.

🔹 El sistema vinculará automáticamente la recepción con el número de factura correspondiente.

Y el sistema cargará automáticamente la recepción de los productos, donde se deberá confirmar la cantidad de estos.

FACTURA PROVEEDOR:

Ruta: (compras/procesos/facturaProveedor)

En esta sección se registra la información del documento del proveedor, la cual será posteriormente revisada por el área contable para su aprobación o rechazo.

ipos de documentos disponibles

El sistema permite configurar múltiples tipos de documentos, tales como:

• ✔ Factura Proveedor
• ✔ Documento No Tributario
• ✔ Gastos No Deducibles
• ✔ Otros configurables

⚙ El usuario puede crear varios tipos de documentos, según las necesidades del negocio.

Validación tributaria

Al seleccionar el tipo de documento, el sistema definirá si:

• Tiene afectación tributaria.
• Requiere información adicional para el envío del ATS al SRI.
• Solicita validación de datos fiscales del proveedor.

Si el documento es electrónico, se puede:

• 📎 Cargar el archivo XML directamente.
• O seleccionar la secuencia tributaria correspondiente.

Si la secuencia no existe, se puede crear haciendo clic en “Factura”.

Ingreso del detalle

En la sección de detalle se debe:

1. Agregar los productos o servicios.
2. Verificar cantidades, precios e impuestos.
3. Confirmar totales.

Contabilización del documento

En la pestaña “Contabilidad (Servicios)”:

• Seleccionar la Cuenta Contable correspondiente.
• Asignar el Centro de Costo (CeCo).
• Verificar afectaciones contables.

Una vez revisada toda la información:

1. Hacer clic en “Guardar”.
2. El documento quedará pendiente de revisión contable si aplica.

Luego de la ejecución del proceso anterior, se podrá ejecutar la emisión del “Comprobante de Retención”.

RETENCIÓN PROVEEDOR:

Ruta: (compras/procesos/facturaProveedor)

Una vez registrada la factura, se procede a emitir el Comprobante de Retención, en caso de aplicar.

Procedimiento

1. Ingresar a la factura registrada.
2. Seleccionar la opción Emitir Retención.
3. Verificar:

• Porcentajes de retención.
• Base imponible.
• Datos tributarios.

1. Guardar el documento.
2. Imprimir para validación.

🔹 El sistema generará automáticamente el documento conforme a la normativa vigente.

REPORTES:

(compras/reportes/reporteFacturacionResumidoProveedor)

FACTURACIÓN RESUMIDO:

(compras/reportes/reporteFacturacionResumidoProveedor)

Este reporte permite visualizar un resumen de adquisiciones realizadas en un período determinado, filtrando por:

• Rango de fechas
• Proveedor
• Tipo de documento

Información disponible

• Total de compras por proveedor
• Detalle de documentos
• Impuestos
• Totales acumulados

Ideal para:

• Análisis financiero
• Conciliaciones
• Control de gastos
• Auditorías internas

Buenas prácticas recomendadas

• Verificar siempre las cantidades físicas antes de confirmar la recepción.
• Validar información tributaria antes de guardar la factura.
• Asignar correctamente cuentas contables y centros de costo.
• Emitir la retención inmediatamente después del registro de la factura.
• Utilizar reportes mensuales para control financiero.