BOOX CLOUD

MANUAL

CONFIGURACIÓN INICIAL

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 3

1. ORGANIZACIÓN 3

1.1 Pestaña “SRI” – Configuración Tributaria 4

1.2 Pestaña “Firma Electrónica” 6

2. SUCURSAL 8

3. PUNTO DE VENTA 9

4. SECUENCIA 10

5. CUENTA CONTABLE / Plan de Cuentas 11

6. DIMENSIÓN CONTABLE (Centro de Costos) 13

7. CONCEPTO DE RETENCIÓN 14

8. EJERCICIO 15

RECOMENDACIONES FINALES DE ARRANQUE 16

INTRODUCCIÓN

Antes de iniciar operaciones en BOOX CLOUD, es indispensable realizar correctamente la configuración inicial del sistema.

ORGANIZACIÓN

El proceso de configuración de la organización es fundamental para el funcionamiento integral de todos los módulos del BOOX CLOUD.

Esta parametrización garantiza:

• Correcto funcionamiento de los módulos integrados
• Cumplimiento tributario ante el SRI
• Integración contable automática
• Seguridad y trazabilidad de la información

⚠️ Importante: Estas configuraciones deben ser realizadas por el usuario Administrador designado por la empresa.

La configuración de la Organización es la base estructural del sistema.
Todos los módulos dependen de esta parametrización.

Ruta: configuracionBase/organizacion

Procedimiento:

1. Ingresar al proceso Organización.
2. Seleccionar la organización correspondiente.
3. Dar clic en Editar.
4. Completar la información general solicitada.

1.1 Pestaña “SRI” – Configuración Tributaria

En esta sección se define la información fiscal registrada ante el Servicio de Rentas Internas.

Campos obligatorios y su descripción:

• Autoimpresor:
  Activar si la empresa está calificada como Autoimpresor por el SRI.
• Clase de Contribuyente:
  Debe coincidir exactamente con el Registro Único de Contribuyentes (RUC).

Ejemplos:

• Contribuyente Especial
• Persona Natural
• Exportador Habitual de Bienes
• Obligado a llevar contabilidad:
  Debe mantenerse siempre activo cuando la empresa está obligada a llevar contabilidad.
• Número de Resolución Contribuyente Especial:
  Si la organización en el campo “Clase de Contribuyente” presenta la expresión “Contribuyente Especial” es necesario que ingrese el número de resolución, el mismo se detalla en el Registro Único de Contribuyentes (RUC).
• Número de Copias Documento Tributario:
  Define cuántas copias electrónicas se almacenarán en el repositorio documental del sistema.

Configuraciones especiales para documentos electrónicos

Estas configuraciones afectan:

• Facturas
• Retenciones
• Liquidaciones de Compra
• Guías de Remisión
• Notas de Crédito
• Notas de Débito

Etiqueta 1

Este campo es exclusivo para el registro de los datos informativos del contribuyente con leyenda “AGENTE DE RETENCIÓN DE IMPUESTO A LA RENTA E IMPUESTO AL VALOR AGREGADO” para la impresión y generación del xml en todos los documentos electrónicos del SRI

Valor 1

Este campo es exclusivo para el registro de los datos informativos del contribuyente para el número de resolución (ejemplo: NAC-DNCRASC20-00000001).

• Tag: Campo exclusivo para el registro de los datos informativos para el xml “contribuyenteRimpe” del “CONTRIBUYENTE RÉGIMEN RIMPE”, el cual se genera en todos los documentos electrónicos del SRI.
• Contenido Tag: Campo exclusivo para el registro de los datos informativos para el xml del “CONTRIBUYENTE RÉGIMEN RIMPE.
• Leyenda Tributaria: Campo exclusivo para el registro de los datos informativos del contribuyente con leyenda “Contribuyente Régimen RIMPE” para la impresión en todos los documentos electrónicos del SRI

1.2 Pestaña “Firma Electrónica”

Aquí se configura el archivo. P12 entregado a la organización para el envío de comprobantes electrónicos.

Procedimiento:

1. Dar clic en el ícono de carga de archivo.
2. Seleccionar el archivo .P12.
3. Ingresar la contraseña de la firma electrónica.
4. Guardar la configuración.

⚠️ Sin esta configuración no se podrán emitir documentos electrónicos.

SUCURSAL

Cada establecimiento registrado en el RUC debe configurarse como sucursal. Esta configuración es fundamental para el funcionamiento integral de todos los módulos del BOOX CLOUD.

Ruta:

configuracionBase/sucursal

Procedimiento:

1. Ingresar a Sucursal.
2. Dar clic en Nuevo.
3. Completar los campos solicitados.
4. Guardar.

Se pueden crear tantas sucursales como requiera la organización.

PUNTO DE VENTA

El Punto de Venta corresponde a la estructura autorizada en el RUC para emisión de comprobantes.

Ruta:

configuracionBase/puntoDeVenta

Procedimiento:

1. Ingresar a Punto de Venta.
2. Editar o crear uno nuevo.
3. Completar los campos obligatorios (*).

Consideraciones importantes:

• Código:
  Debe coincidir con el número asignado por el SRI.
• Activo:
  Debe estar habilitado para poder utilizarlo.
• POS:
  Activar únicamente si corresponde a operaciones tipo Retail.
• Agregar Caja:
  Permite definir cajas por punto de venta.

Finalizar con Guardar.

SECUENCIA

Ruta:

datosBase/secuencia

Cada documento y asiento contable requiere una secuencia numérica.

Una secuencia puede contener:

• Prefijo
• Número consecutivo
• Sufijo
• Longitud total
• Rango de numeración
• Rango de fechas

Campo clave:

• Número: indica el consecutivo actual.

Ejemplo:
Número actual = 1111

⚠️ Es fundamental que las secuencias coincidan con la autorización del SRI para documentos electrónicos.

CUENTA CONTABLE / Plan de Cuentas

Ruta:

financiero/contabilidad/configuracion/cuentaContable

Esta es una de las configuraciones más importantes del sistema.

Aquí se parametriza el Plan de Cuentas de la empresa.

Las cuentas pueden ser:

• Numéricas
• Alfanuméricas

Parámetros por cuenta:

• Cuenta de Movimiento
• Distribuye por Dimensiones
• Tipo Banco (si aplica)
• Cuenta de Cobro
• Cuenta de Pago
• Tipo de acceso:
  • Libre → Permite asiento manual
  • Bloqueada → Solo usada por módulos automáticos

⚠️ Una configuración incorrecta afectará la generación automática de asientos contables.

• Si una cuenta contable es de tipo “Banco” esta podrá ser configurada como cuenta de pagos y de cobros.

DIMENSIÓN CONTABLE (Centro de Costos)

Ruta:

financiero/contabilidad/configuracion/dimensionContable

Las dimensiones permiten analizar información financiera por:

• Centros de costo
• Proyectos
• Unidades de negocio
• Departamentos

Procedimiento:

1. Definir nombres de dimensiones en la Organización.
2. Crear la estructura jerárquica de cada dimensión.
3. Guardar.

Si se realizó migración de datos, se puede complementar o ajustar la estructura existente.

CONCEPTO DE RETENCIÓN

Ruta:

financiero/SRI/configuracion/conceptoRetencion

Aquí se configuran los conceptos de retención de:

• IVA
• Impuesto a la Renta

Según normativa del Servicio de Rentas Internas.

Configuración requerida por cada código:

• Tipo de Concepto de Retención
• Cuenta contable asociada
• Porcentaje de retención (sin símbolo %)
• Fecha de vigencia

Los códigos sin “Fecha Hasta” son los vigentes.

En la pantalla principal dar click en «Tipo Concepto de Retención», de esta manera ser ordenarán primero los códigos de retención de IVA.

A cada código de retención se tiene que definir la cuenta contable en la cual se generará el asiento contable, y el porcentaje de retención (este valor tiene que ser numérico sin signo de %.

Los códigos de retención que no tienen «Fecha Hasta» son los que están vigentes a la fecha.

Cada código de Retención debe tener definido correctamente el «tipo de concepto de retención», ya que está información se enviará al Anexo Transaccional.

Un código de retención puede tener la alternativa de que el usuario ingrese el porcentaje de retención. Para esto debe tener habilitado el indicador de “ingresa porcentaje”, con esto al momento de emitir una retención será el usuario el que ingresa el valor correspondiente a la retención.

⚠️ El tipo de concepto es clave para el envío correcto del Anexo Transaccional.

EJERCICIO

Ruta:

financiero/contabilidad/procesos/ejercicio

Aquí se crean y administran los períodos contables.

Permite:

• Crear ejercicios anuales
• Abrir períodos mensuales
• Activar o desactivar módulos por mes
• Controlar cierres contables

⚠️ No se podrán registrar movimientos si el período no está activo.

RECOMENDACIONES FINALES DE ARRANQUE

Antes de iniciar operaciones, verificar:

✅ Organización correctamente configurada
✅ Firma electrónica cargada
✅ Sucursales y puntos de venta activos
✅ Secuencias autorizadas
✅ Plan de cuentas validado
✅ Conceptos de retención actualizados
✅ Ejercicio contable activo