Módulo de Pagos Estimated reading: 3 minutes 41 views BOOX CLOUD MANUAL DE PROCESOS MÓDULO DE PAGOS INDICE CONFIGURACIÓN: 3 1. MOTIVO NOTA DE CRÉDITO PROVEEDOR: 3 PROCESOS: 4 2. PAGO A PROVEEDOR: 4 Registro de un Pago 5 3. ANTICIPO PROVEEDOR: 7 4. NOTA CRÉDITO FINANCIERA PROVEEDOR: 8 REPORTES: 10 ESTADO DE CUENTA: 10 MANUAL MÓDULO DE PAGOS El Módulo de Pagos de BOOX CLOUD permite administrar y controlar todos los desembolsos realizados por la organización, integrándose directamente con los módulos de Compras, Contabilidad y Tesorería. Este módulo garantiza: Control adecuado del flujo de efectivo Registro contable automático Trazabilidad de pagos y anticipos Aplicación correcta de notas de crédito CONFIGURACIÓN: MOTIVO NOTA DE CRÉDITO PROVEEDOR: Ruta: (financiero/pagos/configuracion/motivoNotaCreditoProveedor) Antes de generar Notas de Crédito Financieras, es necesario configurar los motivos que justifican su emisión. Objetivo Definir las razones por las cuales se podrán emitir notas de crédito a proveedores. Procedimiento de Configuración Ingresar a la ruta indicada. En la ventana “Lista (Motivo Nota de Crédito Proveedor)”, visualizar los motivos existentes. Para crear uno nuevo: Hacer clic en “Nuevo”. Completar la información requerida. Guardar el registro. Esta configuración debe ser realizada por el usuario autorizado por la empresa. PROCESOS: El proceso de Pagos permite registrar desembolsos individuales, aplicar anticipos y generar compensaciones contra cuentas por pagar. PAGO A PROVEEDOR: Ruta: (financiero/pagos/procesos/pago) Permite registrar pagos individuales a proveedores utilizando diferentes formas de pago (transferencia, cheque, efectivo, etc.). Pantalla Principal En la ventana “Lista (Pagos)” se pueden: Visualizar todos los pagos registrados. Aplicar filtros de búsqueda rápida. Crear nuevos registros. Registro de un Pago Hacer clic en “Nuevo”. Completar los siguientes campos: Documento: Tipo de documento configurado para pagos. Número: Generado automáticamente por el sistema. Fecha: Fecha del pago (por defecto se muestra la actual). Valor Pago: Monto a cancelar. Beneficiario: Proveedor seleccionado. Forma de Pago: Método utilizado. Nota: Descripción del pago. Hacer clic en “Facturas Pendientes” para: Visualizar las cuentas por pagar del proveedor. Seleccionar las facturas a cancelar. Aplicar el valor correspondiente. Guardar el registro. Resultado del Proceso Al guardar: Se disminuye la cuenta por pagar. Se genera automáticamente el asiento contable. Se afecta la cuenta bancaria o caja correspondiente. ANTICIPO PROVEEDOR: Ruta: (financiero/pagos/procesos/anticipoProveedor) Permite registrar pagos anticipados antes de recibir la factura del proveedor. Funcionalidad Registrar el anticipo. Generar asiento contable automático. Aplicar posteriormente el anticipo contra facturas pendientes. Procedimiento Ingresar al proceso. Hacer clic en “Nuevo”. Seleccionar: Proveedor Forma de pago Valor del anticipo Guardar. 📌 El sistema generará automáticamente el asiento contable según la configuración en Documento de Contabilización. NOTA CRÉDITO FINANCIERA PROVEEDOR: Ruta: (financiero/pagos/procesos/notaCreditoFinancieraProveedor.) Este proceso permite generar notas de crédito financieras que compensan valores pendientes de pago. Objetivo Reducir cuentas por pagar. Ajustar valores por devoluciones, descuentos o acuerdos comerciales. Procedimiento Ingresar al proceso. Hacer clic en “Nuevo”. Seleccionar proveedor. Ingresar motivo previamente configurado. Definir valor. Guardar. 🔄 El sistema aplicará automáticamente la nota de crédito contra las facturas pendientes del proveedor. REPORTES: ESTADO DE CUENTA: Buenas Prácticas ✔ Verificar siempre las facturas pendientes antes de registrar el pago. ✔ Confirmar forma de pago y cuenta bancaria correcta. ✔ Registrar anticipos solo cuando exista autorización formal. ✔ Revisar los asientos contables generados. ✔ Utilizar notas de crédito para ajustes formales y documentados.
