BOOX CLOUD

MANUAL DE PROCESOS

MÓDULO DE VENTAS

ÍNDICE

PROCESOS: 3

1. PEDIDO CLIENTE: 4

2. APROBACIÓN PEDIDO CLIENTE: 6

3. DESPACHO CLIENTE: 7

4. GUÍA DE REMISIÓN: 8

4. FACTURA CLIENTE ÁGIL: 10

REPORTES: 12

FACTURACIÓN RESUMIDO CLIENTE: 13

PEDIDO CLIENTE RESUMIDO: 13

RESULTADO NETO PRODUCTO VENDIDOS: 13

MANUAL MÓDULO VENTAS

El Módulo de Ventas de BOOX CLOUD permite administrar de forma automática, segura y eficiente todo el ciclo comercial de la empresa, desde la generación del pedido hasta la facturación electrónica y el despacho.

Este módulo se integra con:

• 📦 Inventario (control de stock y lotes)
• 💰 Cuentas por Cobrar
• 📊 Contabilidad
• 🚚 Logística y Despacho

Su objetivo es optimizar el proceso comercial, mejorar el control del crédito del cliente y garantizar una correcta trazabilidad de cada venta.

PROCESOS:

Ruta: (ventas/procesos)

El proceso de facturación está definido según el siguiente flujo, pero cabe mencionar que no es obligatorio realizarlo de tal forma:

El sistema permite trabajar bajo diferentes flujos de facturación, según la necesidad del negocio.

Flujos disponibles

• Pedido Cliente → Aprobación → Despacho → Factura
• Pedido Cliente → Aprobación → Factura → Despacho
• Factura → Despacho
• Despacho → Factura
• Factura directa

PEDIDO CLIENTE:

Ruta: (ventas/procesos/pedidoCliente)

El Pedido Cliente permite registrar una intención de compra antes de facturar.

Funcionalidad

• Definir productos o servicios.
• Establecer cantidades y precios.
• Determinar fecha de entrega.
• Enviar el pedido por correo al cliente.
• Validar crédito disponible.

📌 Este proceso es únicamente de control:

• No afecta inventario.
• No genera asiento contable.

Información a registrar

• Cliente
• Lista de precios
• Productos o servicios
• Cantidades
• Fecha de entrega
• Observaciones

⚠ Si un producto no tiene lista de precios asociada, el sistema mostrará un mensaje y no permitirá guardar el registro. En ese caso, debe solicitar al área correspondiente la configuración del precio.

Edición y autorización

• Un pedido puede editarse hasta ser aprobado.
• Puede configurarse como preautorizado, evitando el flujo de aprobación.
• El sistema muestra:
  • Crédito máximo
  • Crédito disponible
  • Estado de cartera

Esto permite tomar decisiones antes de comprometer la venta.

APROBACIÓN PEDIDO CLIENTE:

Ruta: (ventas/procesos/aprobarPedidoCliente)

Este proceso valida el pedido antes de proceder a facturar o despachar.

Objetivo

Controlar el riesgo crediticio del cliente.

Validaciones automáticas

El sistema revisa:

• Crédito máximo
• Porcentaje de mora
• Número máximo de cheques posfechados
• Crédito disponible
• El sistema arrojara una ventana de Confirmación Proceso Pedido Cliente indicando el Crédito Disponible, se confirma dando click en el campo Aceptar.

Adicionalmente en este proceso se puede visualizar del crédito máximo y crédito disponible en el proceso Aprobación Pedido Cliente.

DESPACHO CLIENTE:

Ruta: (ventas/procesos/despachoCliente)

Permite registrar la salida física de mercadería desde bodega.

Procedimiento

1. Seleccionar el cliente.
2. Elegir el pedido aprobado.
3. El sistema cargará automáticamente los productos.
4. Confirmar cantidades.
5. Guardar.

Este proceso:

• Afecta inventario.
• Controla stock disponible.

Control de Lotes

Si el producto maneja lote:

• El campo LOTE es obligatorio.
• No se puede guardar sin asignarlo.

Esto garantiza trazabilidad del producto.

GUÍA DE REMISIÓN:

Ruta: (ventas/procesos/despachoCliente)

Desde el proceso Despacho Cliente

Durante el despacho se puede generar la Guía de Remisión.

Procedimiento:

1. Hacer clic en Guía de Remisión.
2. Completar los campos requeridos.
3. Guardar e imprimir.

La guía respalda legalmente el traslado de mercadería.

FACTURA CLIENTE ÁGIL:

Ruta: (ventas/procesos/facturaClienteAgil)

Este proceso está diseñado para:

• Puntos de venta (POS)
• Ventas de contado
• Facturación inmediata

No requiere pedido previo.

Registro de la factura

1. Completar todos los campos obligatorios (*).
2. Seleccionar productos.
3. Verificar totales.
4. Registrar forma de cobro.

Este proceso requiere que se realice el cobro de la factura en la pestaña FORMA DE COBRO.

FORMA DE COBRO

En la pestaña correspondiente se debe:

• Hacer clic en Agregar Detalle.
• Registrar cada forma de pago utilizada:
  • Efectivo
  • Cheque
  • Tarjeta
  • Transferencia
  • Retención

⚠ Si existe retención, debe registrarse primero.

Facturación Electrónica

• La factura se genera electrónicamente.
• Se envía automáticamente al correo del cliente.
• Se integra con Cuentas por Cobrar.

REPORTES:

(ventas/reportes)

FACTURACIÓN RESUMIDO CLIENTE:

PEDIDO CLIENTE RESUMIDO:

RESULTADO NETO PRODUCTO VENDIDOS:

Buenas Prácticas

• Verificar crédito disponible antes de aprobar pedidos.
• Confirmar stock antes de despachar.
• Validar lotes cuando aplique.
• Registrar correctamente las formas de pago.
• Confirmar correo electrónico del cliente para facturación.