Módulo de Inventarios Estimated reading: 7 minutes 59 views BOOX CLOUD MANUAL DE PROCESOS MÓDULO DE INVENTARIOS INDICE CONFIGURACIÓN: 4 CATÁLOGOS GENERALES: 4 1.1 Producto 4 1.2 BODEGA: 5 1.3 TRANSPORTISTA: 5 1.4 VEHÍCULO: 6 1.5 TIPO DE VEHÍCULO: 6 1.6 CHOFER: 6 1.7 MOTIVO AJUSTE INVENTARIO: 7 1.8 PRODUCTO ÁGIL: 7 1.9 SUBCATEGORIA PRODUCTO: 8 1.10 CATEGORIA PRODUCTO: 8 PROCESOS: 8 2.1 CONSUMO BODEGA: 9 2.2 AJUSTE INVENTARIO: 10 2.3 DEVOLUCIÓN CLIENTE: 10 2.4 DEVOLUCIÓN PROVEEDOR: 11 2.5 TRANSFERENCIA ENTRE BODEGAS: 11 2.6 RECEPCIÓN TRANSFERENCIA BODEGAS: 12 2.7 TOMA FISÍCA: 12 PROCESO DE COSTEO 13 1. Consideraciones PREVIAS 13 2. Ejecución Costeo 14 Recontabilizar Asientos Contables 15 3. INTERFAZ CONTABLE DEVOLUCIÓN COSTO DE VENTAS 15 4. INTERFAZ CONTABLE DESPACHOS 16 REPORTES: 16 KARDEX: 17 STOCK VALORADO: 17 AJUSTE INVENTARIO: 18 TRANSFERENCIA INVENTARIO: 19 STOCK: 19 MANUAL MÓDULO INVENTARIOS El Módulo de Inventarios de BOOX CLOUD permite administrar de forma eficiente el control de productos, bodegas, movimientos y costos, garantizando información confiable en tiempo real e integración automática con el módulo contable. Este módulo controla: Productos Bodegas Movimientos de inventario Costos promedio Reportes de stock y valorización CONFIGURACIÓN: CATÁLOGOS GENERALES: Ruta general: Inventario / Configuración En esta sección se parametrizan los elementos necesarios para el correcto funcionamiento del inventario. 1.1 Producto Producto Permite crear y configurar los productos que serán controlados en el sistema. Se define: Tipo: Artículo o Servicio Si es para compra y/o venta Impuestos Categoría y subcategoría Cuentas contables asociadas Manejo de inventario (sí/no) 1.2 BODEGA: Ruta: Inventario / Configuración / Bodega Permite crear las bodegas donde se almacenarán los productos. Campos principales: Sucursal Nombre de la bodega Tipo de bodega Clase de bodega Cada movimiento de inventario debe estar asociado a una bodega. 1.3 TRANSPORTISTA: Ruta: Inventario / Configuración / Transportista Permite registrar las empresas o personas responsables del transporte de productos. Se vincula con los procesos de despacho. 1.4 VEHÍCULO: Ruta: Inventario / Configuración / Vehículo Permite registrar los vehículos utilizados en los despachos. Permite crear el vehículo el cual formará un vínculo con los despachos de los distintos productos 1.5 TIPO DE VEHÍCULO: Ruta: Inventario / Configuración / TipoVehículo Clasifica los vehículos según su uso (camión, moto, furgoneta, etc.). Permite crear el tipo de vehículo de acuerdo con el uso que va a tener cada vehículo 1.6 CHOFER: Ruta: Inventario / Configuración / Chofer Permite registrar al conductor responsable del despacho. Se vincula con: Vehículo Transportista Documento de despacho 1.7 MOTIVO AJUSTE INVENTARIO: Ruta: (inventario/configuracion/motivoAjusteInventario) Permite crear los motivos por los cuales se realizan ajustes de inventario. Ejemplos: Ajuste por diferencia física Producto dañado Pérdida Regularización 1.8 PRODUCTO ÁGIL: Ruta: (inventario/configuracion/producto/productoAgil) Permite crear productos de forma rápida, definiendo: Tipo (servicio o artículo) Si es para compra o venta Si grava impuestos Ideal para registros inmediatos. 1.9 SUBCATEGORIA PRODUCTO: Ruta: (inventario/configuracion/producto/subcategoriaProducto) Permite crear la subcategoría del producto que va a contener a los distintos productos 1.10 CATEGORIA PRODUCTO: Ruta: (inventario/configuracion/producto/categoriaProducto) Permite crear la categoría del producto que va a contener a las distintas subcategorías PROCESOS: Ruta general: Inventario / Procesos Aquí se registran todos los movimientos que afectan el inventario. 2.1 CONSUMO BODEGA: Ruta: (inventario/procesos/consumoBodega) Permite registrar egresos de inventario por: Consumo interno Centro de costos Producción Otros motivos ✔ Genera automáticamente asiento contable. Se puede cargar de forma masiva mediante archivo Excel, aunque se recomienda el ingreso directo para evitar errores. 2.2 AJUSTE INVENTARIO: Ruta: (inventario/procesos/ajusteInventario) Permite registrar: Ajustes de ingreso Ajustes de egreso Al guardar, Boox Cloud Genera asiento contable según la parametrización en “Documentos de Contabilización”. 2.3 DEVOLUCIÓN CLIENTE: Ruta: (inventario/procesos/devolucion/devolucionCliente) Permite registrar devoluciones realizadas por clientes. ✔ Genera: Nota de crédito Asiento contable automático 2.4 DEVOLUCIÓN PROVEEDOR: Ruta: (inventario/procesos/devolucion/devolucionProveedor) Permite devolver productos al proveedor. ✔ Genera: Nota de crédito Asiento contable automático 2.5 TRANSFERENCIA ENTRE BODEGAS: Ruta: (inventario/procesos/transferenciaBodegas) Permite trasladar productos entre bodegas. ✔ Genera asiento contable según configuración. 2.6 RECEPCIÓN TRANSFERENCIA BODEGAS: Ruta: (inventario/procesos/recepcionTransferenciaBodega) Confirma la recepción de productos transferidos. 2.7 TOMA FISÍCA: Ruta: (inventario/procesos/tomaFisica) Permite: Generar listado para conteo físico Comparar contra el sistema Ajustar diferencias Puede realizarse: Por productos específicos Por bodega Total general PROCESO DE COSTEO Ruta: (inventario/procesos/costeo) Se recomienda ejecutar el costeo una vez al mes. 🔎 Fases del Costeo 1️⃣ Actualización de costos promedio Recalcula el costo promedio del inventario. 2️⃣ Actualización contable Actualiza los valores en los asientos contables generados por: Recepción de bodega Ajustes Consumos Despachos Otros movimientos Consideraciones PREVIAS El costeo se ejecuta en el primer mes abierto del ejercicio contable. Ruta: Financiero/Contabilidad/Procesos/Ejercicio. Se selecciona el ejercicio actual y se edita. Como se puede visualizar en el gráfico, el primer mes abierto es “Abril”, es decir el costeo se ejecutará en el mes de abril. Si se desea costear otro mes, ese debe ser el último mes abierto. Ejecución Costeo Pasos para ejecutar el costeo Ingresar a: Inventario/Procesos/Costeo. Como se puede visualizar, las fechas en las que se costeará el inventario es el mes de abril (el primer mes abierto). El primer paso es dar click sobre el botón “Revisar Productos con Saldos Negativos”, si al ejecutar este proceso el sistema despliega productos, se tiene que analizar el Kardex y corregir esos datos, no pueden existir saldos negativos para la ejecución de costeo. Para generar el Costeo se debe dar Click sobre el botón “GENERAR” este proceso puede tomar varios minutos, dependiendo el volumen de información que se tenga de movimientos de inventario. Al finalizar este proceso lo que hace el sistema es recalcular el costo promedio del inventario del mes que se ejecutó. La primera vez que se ejecuta este proceso se recomienda hacerlo mes a mes durante todo el año para que los costos promedios se generen de manera adecuada. Una vez que haya ejecutado el paso anterior se debe dar click sobre el botón “GENERAR ASIENTOS”, este proceso lo que hace es que los asientos contables de procesos que afectan costos de inventario como: Recepción de Bodega, Ajuste de Inventario, Consumos de Bodega, Despacho Cliente, etc, coloca el nuevo valor del costo promedio en el asiento contable. Recontabilizar Asientos Contables Finalizado el proceso de Costeo, se sugiere recontabilizar los asientos contables que se puede ver afectados por el cálculo del costo promedio. Ruta: Financiero/Contbilidad/Procesos/Recontbilizar Asientos Seleccionar el mismo rango de fechas del costeo. Documentos a recontabilizar: Despacho Bodega Consumo Bodega INTERFAZ CONTABLE DEVOLUCIÓN COSTO DE VENTAS Ruta:Financiero/contabilidad/procesos/interfazContableDevolucionCostoVentas.jsf” en la ventana “Crear/Editar (Interfaz Contable Devolución Costo Ventas)”, colocar información de acuerdo con la siguiente ventana: Colocar las Fechas desde y hasta y dar click sobre el botón “Procesar” y luego dar click en la opción “Guardar”. INTERFAZ CONTABLE DESPACHOS Ruta: “financiero/contabilidad/procesos/interfazContableDespacho.jsf” Click en Nuevo en Lista (Interfaz Contable Despacho)” Ingresar fechas Click en Procesar Click en Guardar REPORTES: KARDEX: Permite visualizar: Movimientos de ingreso y egreso Costo unitario Costo promedio Saldo actualizado por producto STOCK VALORADO: Muestra: Producto Bodega Cantidad disponible Costo unitario Costo total valorizado AJUSTE INVENTARIO: Detalle de todos los ajustes realizados por producto y motivo. TRANSFERENCIA INVENTARIO: Muestra todas las transferencias realizadas entre bodegas. STOCK: Permite consultar el saldo actual de cada producto. Buenas Prácticas No permitir saldos negativos. Ejecutar costeo mensualmente. Realizar tomas físicas periódicas. Revisar Kardex antes de cerrar mes. Verificar parametrización contable antes de operar.
