BOOX CLOUD

MANUAL DE PROCESOS

MÓDULO DE CONTABILIDAD

INDICE

1. CONFIGURACIÓN: 3

1. CUENTA CONTABLE (PLAN DE CUENTAS): 4

1.1 PLAN DE CUENTA CÓDIGO ALTERNO: 5

2. REPORTES FINANCIEROS 6

2.1 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA: 6

2.2 ESTADO DE RESULTADOS: 7

2.3 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA MENSUAL: 8

2.4 ESTADO DE RESULTADOS MENSUAL: 8

2.5 DIMENSIÓN CONTABLE (CENTRO DE COSTOS): 9

3. DOCUMENTO DE CONTABILIZACIÓN 11

PARAMETRIZACIÓN CUENTAS CONTABLES: 11

IMPUESTO: 13

CATEGORIA IMPUESTO: 14

6. PROCESOS: 15

ASIENTOS CONTABLES: 15

CUENTAS BANCARIAS 17

CONCILIACIÓN BANCARIA: 17

CONFIGURACIÓN CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA EXCEL: 19

REPORTES: 24

EJERCICIO: 25

MANUAL MÓDULO CONTABILIDAD

CONFIGURACIÓN:

El Módulo Contabilidad de BOOX CLOUD es el núcleo financiero del sistema.

Aquí se generan y consolidan automáticamente todos los asientos contables provenientes de:

• Ventas
• Compras
• Inventarios
• Bancos
• Impuestos (SRI)
• Otros procesos operativos

Su correcta configuración garantiza información financiera confiable, trazabilidad contable y cumplimiento tributario ante el Servicio de Rentas Internas.

CUENTA CONTABLE (PLAN DE CUENTAS):

Ruta:
financiero/contabilidad/configuracion/cuentaContable

Es la primera configuración que debe realizarse antes de iniciar operaciones.

Aquí se parametriza el Plan de Cuentas de la empresa.

Características:

• Puede ser numérico o alfanumérico (según definición del cliente).
• Puede configurarse como:
  • Cuenta de movimiento
  • Cuenta de agrupación
  • Distribuye por dimensiones
  • Control presupuestario

Tipos especiales de cuentas:

• Banco:
  Puede configurarse como cuenta de cobros y pagos.
• Caja Chica:
  Se vincula al módulo de cajas chicas.
• Tipo de acceso:
  • Libre → Permite uso en asientos manuales.
  • Bloqueada → Solo utilizada por procesos automáticos.

⚠️ Una mala clasificación afecta directamente la generación automática de asientos.

PLAN DE CUENTA CÓDIGO ALTERNO:

Permite definir un código y nombre alterno para agrupar cuentas contables con fines de:

• Declaración de Impuesto a la Renta
• Reportes corporativos multinacionales
• Presentación financiera personalizada

(financiero/contabilidad/configuracion/cuentaContable)

Impacta en los siguientes reportes:

• Estado de Situación Financiera
• Estado de Resultados
• Estado de Situación Financiera Mensual
• Estado de Resultados Mensual

REPORTES FINANCIEROS

Una vez realizado la configuración pertinente se pueden imprimir los Estados Financieros con el código y nombre alterno, donde se unificarán o agruparán por el código alterno. Serán útil como para el mapeo del impuesto a la renta y su declaración al SRI, como también para reportes externo de organizaciones multinacionales y su forma de visualización de estos.

2.1 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA:

RUTA: financiero/contabilidad/reportes/estadoFinanciero

2.2 ESTADO DE RESULTADOS:

RUTA: financiero/contabilidad/reportes/estadoFinanciero

2.3 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA MENSUAL:

RUTA: financiero/contabilidad/reportes/estadoFinancieroMensual

2.4 ESTADO DE RESULTADOS MENSUAL:

RUTA: financiero/contabilidad/reportes/estadoFinancieroMensual

Permiten visualizar la información consolidada por:

• Período
• Código normal
• Código alterno
• Dimensiones

2.5 DIMENSIÓN CONTABLE (CENTRO DE COSTOS):

RUTA:

(financiero/contabilidad/configuracion/dimensionContable)

Las dimensiones permiten analizar resultados por:

• Centros de costo
• Proyectos
• Departamentos
• Líneas de negocio

Procedimiento:

1. Definir las dimensiones en Organización.
2. Crear la estructura jerárquica.
3. Guardar.

Si una cuenta está configurada para distribuir por dimensiones, el sistema exigirá su distribución al momento de registrar el asiento.

De acuerdo a la definición de dimensiones, por ejemplo:

En este caso está definida 1 dimensiones: “Centro de Costos”.

En la pantalla de Dimensiones Contables aparecerá:

Al seleccionar una dimensión en la parte inferior se podrá crear la estructura de las dimensiones o agregar nuevas en el caso de que se haya migrado, similar a la creación de cuentas contables.

DOCUMENTO DE CONTABILIZACIÓN

PARAMETRIZACIÓN CUENTAS CONTABLES:

(financiero/contabilidad/configuracion/documentoContabilizacion)

Aquí se define cómo se generará el asiento contable de cada proceso del sistema.

⚠️ Si no está configurado, aparecerá el error:
“No existe documento de contabilización para este proceso”

generará un error “No existe documento de contabilización para este proceso”

Ejemplo: Factura Proveedor

Proceso: Compras → Factura Proveedor

Se configuran criterios como:

• Categoría del proveedor
• Tipo de producto
• Subcategoría
• Cliente
• Zona
• Canal
• Bodega
• Documento
• Sucursal

Ejemplo práctico:

• Proveedor con categoría “Proveedor Local” → Cuenta: Proveedores Locales
• Proveedor con categoría “Proveedor Eventual” → Cuenta: Proveedores Eventuales

Al seleccionar CXP Proveedor, se da click sobre la pestaña “Criterio de Contabilización”
Posteriormente se selecciona la cuenta contable y los parámetros o criterios para su contabilización:

1. En este caso se seleccionó la cuenta contable “Proveedores Locales” con el criterio “Categoría” en “Proveedor Local”. Esto quiere decir que se contabilizará a esa cuenta contable siempre y cuando el proveedor tenga asociada la categoría “Proveedor Local”.

1. En el siguiente caso se seleccionó la cuenta contable “Proveedores eventuales” con el criterio “Categoría” en “Proveedor Eventual”.

Esto quiere decir que se contabilizará a esa cuenta contable siempre y cuando el proveedor tenga asociada la categoría “Proveedor Eventual”.

De esta forma es el cliente el que decide cómo se realizará la contabilización de cada proceso. Se puede seleccionar uno o varios criterios para contabilizar.
En la siguiente pantalla presentamos un ejemplo de configuración más completo, del proceso “Factura Cliente”:

En este caso se contabilizará a una cuenta contable siempre y cuando el producto de la factura cliente pertenezca a una subcategoría determinada. Como se puede observar existen varios otros criterios que se pueden seleccionar como: zona, canal, bodega, documento, sucursal, inclusive por cliente.

Si un criterio de contabilización depende de 2 parámetros se tiene que seleccionar un orden. Por ejemplo, en este mismo caso, si se selecciona en algunos casos por “Subcategoría de Producto” y en otros casos por “Cliente”, se tiene que seleccionar un orden y sería: Orden 1 cuando sea por “Cliente” y orden 2 cuando sea por “Subcategoría producto”. De esta forma se le está pidiendo al sistema que cuando sea un cliente determinado contabilice sin importar a qué Subcategoría de Producto pertenece.

La implementación de criterios de contabilización se la tiene que hacer con el seguimiento del consultor o implementador inicialmente, ya que puede tener un grado de complejidad alto inicialmente.

⚠️ Esta configuración debe realizarse con el consultor de implementación debido a su complejidad.

IMPUESTO:

RUTA:

(financiero/contabilidad/configuracion/impuesto)

Permite crear los impuestos necesarios para compras y ventas.

Configuración por impuesto:

• Fecha de vigencia
• Tipo (Compra / Venta)
• Cuenta contable asociada
• Indicador Tributario (para ATS)
• Indicador ICE
• No Objeto de IVA

Si el indicador tributario está activo, se enviará al ATS.

• Indicador de Impuesto Tributario: Si un impuesto tiene este indicador quiere decir que esta información será enviada al Anexo Transaccional.
• Impuesto ICE: Este es un tipo de impuesto especial que se enviará al Anexo Transaccional en el caso de tenga el indicador.
• No Objeto de IVA: En el caso de tener este indicador el valor se asignará al campo respectivo en el Anexo Transaccional.

Cada impuesto creado en el Sistema tendrá una fecha de vigencia y se le indicará si es para compras o ventas. A cada impuesto se le asignará las cuentas contables respectivas.

CATEGORIA IMPUESTO:

(financiero/contabilidad/configuracion/categoriaImpuesto)

Una vez que se crearon los diferentes Impuestos, en esta opción se los agrupa para el uso en los diferentes productos que maneja la Empresa.

Luego, cada producto debe tener asociada su categoría de impuesto correspondiente.

6. PROCESOS:

ASIENTOS CONTABLES:

(financiero/contabilidad/procesos/asientoContable)

Aquí se visualizan todos los asientos generados por el sistema.

Importante:

• Si el asiento proviene de otro módulo, debe anularse desde el módulo origen.
• Solo se pueden anular desde el proceso donde se generó, no se puede anular asientos contables si se proviene desde otro modulo.

En el caso de que se requiera eliminar un cheque que previamente haya sido generado desde el módulo de pagos y este pago se encuentre en estado “anulado” se lo puede realizar desde este proceso, se selecciona el egreso en el cual se generó el cheque y se presiona en el botón “eliminar cheque”.

Para la creación de asientos contables manuales se ingresa en la siguiente pantalla:

Creación de asiento manual:

• Seleccionar tipo de asiento.
• Registrar cuentas contables.
• Campo “Concepto” → Se imprime en el asiento.
• Campo “Nota” → Se visualiza en el mayor por cuenta.

En el caso de seleccionar una cuenta contable de gasto y que ésta esté configurada para “distribución de dimensiones” se debe realizar la distribución en el botón ubicado en la parte derecha de la pantalla, se habilitaran botones tantas dimensiones tenga configurada la organización

En el caso de ser una cuenta contable bancaria y que ésta esté configurada en el plan de cuentas como cuenta tipo “bancos” se debe seleccionar la pestaña de Movimiento Bancario y registrar la información solicitada.

Se pueden incluir múltiples cuentas bancarias en un mismo asiento.

CUENTAS BANCARIAS

(financiero/contabilidad/procesos/cuentaBancariaOrganizacion)

Configuraciones previas necesarias:

• Tipo de cuenta bancaria
• País
• Banco
• Plan de cuentas (tipo Banco)
• Forma de pago

En esta pantalla se definirán todas las cuentas tanto de Cobros y Pagos que se utilizarán en el Sistema. Previamente esta cuenta tiene que estar en el plan de cuentas como tipo de cuenta “Bancos”.

Si la forma de pago requiere secuencia (ej. Cheques), debe estar creada previamente.

CONCILIACIÓN BANCARIA:

(financiero/contabilidad/procesos/conciliacionBancaria)

Permite conciliar movimientos contables con el estado de cuenta bancario.

El sistema despliega todos los asientos generados en esa cuenta tanto de crédito como débitos.
Se ingresa en el saldo del banco en el campo correspondiente para verificar que la conciliación ha sido cuadrada.

En el caso de existir movimientos bancarios no contabilizados estos se ingresan en la pestaña “No registrado en libros”

Se selecciona el tipo de documento el cual tuvo que ser creado, selecciona la fecha y el valor correspondiente al debe o haber.

Este registro pasa automáticamente a los movimientos bancarios para ser conciliado.

Para mayor facilidad de la conciliación bancaria en la pestaña «Conciliados» y «No Conciliados» se pueden observar los movimientos correspondientes.

CONFIGURACIÓN CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA EXCEL:

(financiero/contabilidad/procesos/conciliacionBancaria)

La conciliación bancaria es una comparación que se hace entre los apuntes contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta.

Este proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Este proceso permite configurar por cada cuenta bancaria un archivo Excel de acuerdo con los criterios básicos requeridos del estado de cuenta descargado del banco; validando la Fecha del registro, Monto y Documento.

• Columna Operación: Débito o Crédito, el número de la columna. La columna que indica el tipo.
• Nemónico Débito: Insignia del débito “D”
• Nemónico Crédito: Insignia del crédito “C”
• Columna Monto: Columna de valor monetario
• Columna Fecha (Formato): dd/MM/yyyy
• Columna Fecha: Número de columna de fecha
• Columna Documento: Número de columna de documento
• Fila Inicial: Desde que fila empieza a leer los registros.

PROCESO:

(financiero/contabilidad/procesos/conciliacionBancaria)

El proceso registra todos los movimientos en un libro auxiliar y, a su vez, el banco hace lo mismo.

Al mes el banco suele enviar a cada uno de sus clientes, un estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados, un extracto bancario. Mismo que se puede descargar del portal de cada banco a un archivo Excel

Seleccionar la cuenta bancaria a conciliar, editar y cargar el archivo Excel previamente configurado.

Este proceso validar los registros no encontrados, mostrando una pantalla detalle de todos los registros y permitiendo descargar los mismo en el archivo Excel origen solo de los registros no encontrados.

Validar la conciliación bancaria en la pestaña “No Conciliados” no se encuentren registros pendientes.

Posterior revisar y validar que se encuentre la Diferencia en “Cero” en la pestaña Movimientos Bancarios para dar por terminado con la conciliación bancaria cuadrada.

Finalmente se procede a realizar la impresión de la conciliación bancaria para respaldo de este.

REPORTES:

(financiero/contabilidad/reportes/reporteMovimientoBancario)

Reporte dinámico para:

• Validación de movimientos
• Soporte de conciliación
• Revisión por rango de fechas

EJERCICIO:

(financiero/contabilidad/procesos/ejercicio)

Para el uso del Sistema lo primero que se tiene que crear es un ejercicio contable.

Antes de operar, se debe crear el ejercicio contable anual.

Cada ejercicio contiene períodos mensuales.

Reglas:

• Solo períodos activos permiten registrar información.
• Un período cerrado no permite modificaciones.
• Es recomendable cerrar períodos una vez finalizada la revisión contable.

RECOMENDACIONES FINALES

Antes de iniciar operaciones:

✅ Plan de cuentas validado
✅ Documento de contabilización configurado
✅ Impuestos y categorías definidos
✅ Cuentas bancarias creadas
✅ Ejercicio activo

Una correcta configuración del Módulo Contabilidad garantiza:

• Automatización real
• Información financiera confiable
• Control interno sólido
• Cumplimiento tributario