BOOX CLOUD

MANUAL DE PROCESOS

MÓDULO DATOS BASE

INDICE

1. EMPRESA ÁGIL: 3

1.1 Información Obligatoria 4

1.2 Buenas Prácticas de Registro 6

1.3 Impacto en Otros Procesos 6

Recomendación Final 6

MANUAL MÓDULO DATOS BASE

El Módulo Datos Base de BOOX CLOUD contiene configuraciones esenciales que impactan directamente en los procesos de:

• Ventas
• Compras
• Contabilidad
• Cuentas por cobrar y pagar
• Reportes tributarios

⚠️ Una correcta parametrización garantiza que el sistema funcione de manera integrada y sin errores posteriores.

EMPRESA ÁGIL:

En el catálogo Empresa Ágil se registra la información de:

• Clientes
• Proveedores
• Empresas que pueden cumplir ambos roles

Esta información será utilizada automáticamente en:

• Facturación
• Retenciones
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Reportes tributarios

Ruta de acceso:

Módulo Datos Base → Empresa Ágil

1.1 Información Obligatoria

Para crear correctamente un registro, se deben completar los siguientes campos obligatorios (marcados con * en el sistema):

Información General

• Tipo de Identificación
• Número de Identificación (RUC, Cédula o Pasaporte)
• Nombre Fiscal (Razón Social según RUC)
• Nombre Comercial
• Tipo de Empresa

Información de Ubicación

• Ciudad
• Parroquia
• Dirección

Información de Contacto

• Teléfono
• Email

⚠️ El correo electrónico es indispensable para el envío automático de documentos electrónicos.

Información Tributaria y Comercial

• Forma de Pago SRI
• Clasificación como Cliente y/o Proveedor

Es importante marcar correctamente si la empresa actuará como:

• Cliente
• Proveedor
• Ambos

Esto permitirá que aparezca disponible en los módulos correspondientes.

1.2 Buenas Prácticas de Registro

Para evitar inconsistencias:

• Verificar que el número de identificación coincida con el RUC oficial.
• Registrar el nombre fiscal exactamente como consta en el RUC.
• Validar el correo electrónico antes de guardar.
• Evitar duplicar registros del mismo cliente o proveedor.

1.3 Impacto en Otros Procesos

Una incorrecta parametrización puede generar:

• Errores en facturación electrónica
• Problemas en el envío al SRI
• Inconsistencias contables
• Fallas en reportes tributarios

Por ello, es fundamental completar todos los campos obligatorios antes de guardar el registro.

Recomendación Final

Antes de iniciar operaciones masivas (facturación o compras), asegúrese de:

✅ Tener registrados todos los clientes frecuentes
✅ Tener creados todos los proveedores principales
✅ Validar que la información tributaria esté correcta