Módulo de Nómina Estimated reading: 8 minutes 50 views BOOX CLOUD MANUAL DE PROCESOS MÓDULO DE NÓMINA INDICE 1. CONFIGURACIÓN: 4 REGISTRO EMPLEADOS 4 Campo Histórico – Fondos de Reserva 5 Categoría de Rubros 5 CREACIÓN RUBROS 6 CATEGORÍA RUBROS 7 IMPUESTO A LA RENTA 8 INGRESO GASTOS DEDUCIBLES 9 2. PROCESOS: 9 SALIDA DE UN EMPLEADO 9 CREACIÓN DE UN ROL DE PAGOS 10 DÍAS FALTA 11 ASIGNACIÓN DE RUBROS VARIABLES 11 REPROCESAR NÓMINA 12 CALCULO IMPUESTO A LA RENTA 13 CONTABILIZAR 14 APROBACIÓN PAGO ROL 15 SUBSIDIO EMPLEADOS 16 PAGO CASH EMPLEADO 17 3. REPORTES 20 REPORTE INGRESOS EGRESOS 20 REPORTE SOBRE ROL 20 REPORTE LISTADO FIRMAS 21 REPORTE LISTADO TRANSACCIONES BANCO 22 REPORTE EMPLEADOS 23 MANUAL MÓDULO DATOS BASE El Módulo de Nómina de BOOX CLOUD permite gestionar de manera integral el cálculo y registro financiero de: Sueldos Ingresos adicionales Descuentos Aportes al IESS Impuesto a la Renta Provisiones Asientos contables automáticos El sistema garantiza precisión en los cálculos, cumplimiento legal y trazabilidad contable. CONFIGURACIÓN: Antes de generar roles de pago, es indispensable realizar correctamente la configuración inicial. REGISTRO EMPLEADOS Ruta: (nomina/configuracion/empleados/registroEmpleadoAgil) Permite crear y administrar la ficha del empleado. Datos importantes a ingresar: Dirección Cuenta bancaria (si el pago es por transferencia) Activar Pago Cash (si se pagará vía transferencia bancaria) Información histórica (si el empleado ya trabajó anteriormente en la empresa) Campo Histórico – Fondos de Reserva Si el empleado ha trabajado anteriormente y no fue registrado en el sistema, se deben ingresar los Días adicionales de Fondos de Reserva para que el cálculo sea correcto. Categoría de Rubros Se puede asignar una Categoría de Rubros al empleado. Esto permite que el sistema asigne automáticamente los rubros configurados para esa categoría CREACIÓN RUBROS Ruta: (nomina/configuracion/rubros/rubro) Permite crear diversos rubros variables, sea ingresos o descuentos que forman parte del rol. Ejemplos: Gratificaciones Comisariato Multas Bonos Celular Otros descuentos Campos clave: Código Nombre Operación (Ingreso / Egreso) Tipo de Rubro Cálculo IESS Cálculo Impuesto a la Renta Cada rubro debe ser cuidadosamente configurado, pues de esto dependen los cálculos que realice el sistema tanto de ingreso como de egresos. Tipos de Rubro Variables: Podrían cambiar mes a mes (ej: comisariato, multas). Quincena: Define en qué quincena se utilizará el rubro. Parámetros importantes Cálculo IESS: Si está activo, es gravado para el IESS, el rubro forma parte de los ingresos aportables. Cálculo Renta: Si está activo, el rubro influye en el cálculo del Impuesto a la Renta. ⚠ Una mala configuración afectará directamente los cálculos de nómina. CATEGORÍA RUBROS Ruta: (nomina/configuracion/rubros/categoriaRubros) Este catálogo se utiliza para definir rubros que posteriormente en la creación del empleado serán asignados de manera automática. Se crean categorías, en estas categorías se definen todos los rubros que se desea se asigne automáticamente a un empleado, por ejemplo: Categoría: Empleado Fijo con Provisión Décimos Incluye: Sueldo Décimo Tercero Décimo cuarto Fondos de reserva Aporte IESS IMPUESTO A LA RENTA Ruta: (nomina/configuracion/impuestoRentaSRI) Se define la tabla de impuesto a la renta para el año en curso, es indispensable para el cálculo adecuado del impuesto a la renta: Se debe crear la tabla de Impuesto a la Renta para cada año fiscal. ⚠ Es obligatorio actualizarla anualmente para que el cálculo sea correcto. INGRESO GASTOS DEDUCIBLES Para el ingreso de los Gastos Deducibles del personal se lo realiza en: Ruta: (financiero/SRI/configuracion/gastoDeducibleSRI) Este proceso se lo tiene que realizar una vez al año e ingresar el valor de cada empleado por cada rubro (vivienda, educación, salud, alimentación, vestimenta y turismo). PROCESOS: SALIDA DE UN EMPLEADO Ruta: (configuracion/empleados/registroEmpleadoAgil) Se debe ingresar: Fecha de salida Causa de salida Esto permite calcular correctamente liquidaciones y provisiones. CREACIÓN DE UN ROL DE PAGOS Ruta: (nomina/procesos/pagoRol) Pasos: Click en Nuevo Seleccionar mes y quincena Guardar Click en Procesar Nómina El sistema realiza los primeros cálculos automáticos. DÍAS FALTA Ruta: (nomina/procesos/pagoRol) Permite registrar días no trabajados. Impacta en: Sueldo Provisiones Aportes IESS ASIGNACIÓN DE RUBROS VARIABLES Ruta: (nomina/procesos/pagoRol) Se pueden ingresar: Manualmente Mediante carga masiva en Excel ⚠ Después de ingresar rubros variables se debe reprocesar la nómina. REPROCESAR NÓMINA Ruta: (nomina/procesos/pagoRol) En el caso de que un empleado se le haya asignado un rubro variable, se debe procesar nuevamente la nómina. Al reprocesar: ✔ No modifica valores variables ingresados ✔ Recalcula fórmulas dependientes Ejemplos: Sueldo Aporte IESS Subsidios Otros ingresos CALCULO IMPUESTO A LA RENTA Ruta: (nomina/procesos/pagoRol) Este proceso visualiza el cálculo del impuesto a la renta en función de las siguientes variables: Gastos Deducibles (Alimentación, Educación, Salud, Vestimenta, Vivienda, Turismo) (financiero/SRI/configuracion/gastoDeducibleSRI) Tabla Impuesto Renta (financiero/SRI/configuracion/gastoDeducibleSRI) Rubros con Cálculo Impuesto Renta (nomina/configuracion/rubros/rubro) CONTABILIZAR Ruta: (nomina/procesos/pagoRol) Esta función permite generar el asiento contable en función de los documentos de contabilización previamente configurado. Adicional me permite anular el asiento contable del proceso pago rol en caso de requerir por temas de parametrizaciones contables. APROBACIÓN PAGO ROL (nomina/procesos/aprobacionPagoRol) Antes de aprobar: ✔ Verificar que todos los rubros variables estén procesados Pasos: Seleccionar el rol Click en Cargar Valores Aprobar por departamento o masivamente Guardar ⚠ Una vez aprobado el rol, no se podrán reprocesar rubros variables. Los valores pendientes por aprobar pasaran a cero y al final Clic en guardar para terminar el proceso. SUBSIDIO EMPLEADOS (nomina/procesos/subsidioEmpleado) El proceso de ingreso de subsidios de empleados sirve para controlar el pago a los empleados en el caso que accedan a un subsidio por parte del IESS como por ejemplo “por enfermedad”, “por maternidad”. Previamente se tiene que configurar los tipos de subsidios en (nomina/configuracion/tipoSubsidio) de acuerdo con lo establecido por el IESS. Posterior a esto y ya para el ingreso diario de los subsidios que acceden los empleados se lo realiza en: (nomina/procesos/subsidioEmpleado) Se selecciona al empleado, el tipo de subsidio y la fecha desde y hasta que el empleado accederá al subsidio. La fecha “desde” tiene que ser la fecha efectiva desde la cual el subsidio se empieza a aplicar. Por ejemplo: el subsidio por enfermedad aplica a partir del 4to. día de que el empleado salió de la empresa, por tanto, la fecha “desde” debe ser 4 días después de la fecha de salida del empleado de la empresa por la enfermedad. PAGO CASH EMPLEADO (nomina/procesos/pagoCashEmpleado) Este proceso permite generar el archivo de texto para la acreditación de los sueldos mediante transferencia bancaria, es decir que el archivo que se genera contendrá los valores monetarios de pago rol revisado y aprobado. Se ingresa de la siguiente manera: 1. (nomina/procesos/pago cash empleado) Clic en nuevo para crear un nuevo registro, en la nueva pantalla seleccionar Pago Rol y la entidad financiera que realizara el pago con la forma de pago. Para mostrar los valores clic en Cargar Valores y automáticamente se actualizaría la data. Clic en Guardar para terminar el proceso en la pantalla, con esto podremos generar el archivo desde el catálogo, clic en el botón de la columna Generar archivo y con esto se descargará el archivo Plano. En ese momento tendremos acceso al archivo plano que se mostrara con el siguiente formato. Finalmente “Contabilizo” el pago cash seleccionado en función de la configuración contable dada. REPORTES REPORTE INGRESOS EGRESOS (nomina/reportes/reporteIngresosEgresos) Este reporte genera información de la nómina de pagos de todos los empleados, se puede generar: Detallado, por departamento, por centro de costos. Si desea con provisiones se tiene que activar el casillero correspondiente. REPORTE SOBRE ROL Ruta: (nomina/reportes/reporteSobreEmpleado) Este reporte genera el rol individual de cada empleado y en general, adicional se puede enviar vía E-mail. REPORTE LISTADO FIRMAS (nomina/reportes/reporteListaFirmas) Se genera un listado de todos los empleados con el valor a recibir de acuerdo con la fecha de rol seleccionada. REPORTE LISTADO TRANSACCIONES BANCO (nomina/reportes/reporteListaTransaccionBanco) Una vez procesado el rol de pagos y realizado el proceso de “pago cash” se genera un listado de los empleados que se le paga a través de transferencia bancaria. REPORTE EMPLEADOS (nomina/reportes/reporteEmpleado) Genera información completa de todos los empleados, con todos los campos de la ficha del empleado, se puede obtener tanto de empleados “Activos” como “Inactivos”. De igual manera se puede obtener reporte de los cumpleañeros del mes. Buenas Prácticas Revisar configuración de rubros antes de iniciar el año. Actualizar tabla de Impuesto a la Renta anualmente. Procesar y revisar antes de aprobar el rol. No aprobar el rol sin validar rubros variables. Verificar asiento contable generado.
